Mange gange fem

-Hvem er jeg og hvad ved jeg om Events?

I korte træk fordeler den faglige del af mit voksenliv sig over fem gange fem år spredt på fem kontinenter, studier fra fem universiteter i fem forskellige lande, samt beskæftigelse i fem multinationale firmaer verden over.

Støttet af en tillidsfuld ledelse og godt hjulpet af en håndfuld uundværlige kolleger plus en række dygtige eksterne samarbejdspartnere er det lykkes det mig – næsten egenhændigt – gennem de sidste fem år, med en start budget på nul kroner at drive firmaets event- og sponsorområde op til en årlig omsætning på ca. 50 millioner Dkr.

Baggrunden for den erfaring, som er kommet med i bagagen, vil jeg her dele med jungletrommer.dk’s kunder og læsere.

Ejer af jungletrommer.dk

Annette Kjær

Vink og hints fra en professionel event manager

Hvad er events egentlig for en størrelse?

Events kan være mange ting, men jeg vil starte med at pointere, at det ikke kun er sjov og fest. Events er en usædvanlig branche på godt og ondt. På nogle måder er det en ældgammel erhvervsgren og på andre måder er den helt ny. Helt tilbage fra menneskets oprindelse har der været tradition for events, man har bare kaldt det noget forskelligt gennem tiderne. Over historien har specielle lejligheder, ritualer, samvær, foreningsliv, forretning og fester eksisteret gennem myriader af udfoldelsesmuligheder.

Gennem de seneste årtier hentydes der ofte til et arbejdsområde med afsæt i virksomhedens HR, salg eller marketing. Vi har alle travlt, og derfor er der behov for at stoppe op for at skemalægge personligt samvær med kunder, ansatte og andre interessenter til uddybning af budskaber og udvikling af positive, følelsesmæssige relationer.

Succeskriteriet for samværet er udvikling af de forretningsmæssige forhold gennem en kombination af det faglige og underholdende islæt som et supplement til almindelig markedsføring.

Selve eventen benyttes ofte som en anderledes tilgang til at planlægge en udvikling af menneskelige relationer gennem oplevelser, hospitality, netværk og eksponering. Det handler om at skabe positive følelser. Deltagerne skal forkæles på sanserne af den simple grund, at følelser varer længere end fakta.

 

Toppen af isbjerget

”Et drømmejob” … kommer med de fleste menneskers første udånding, når man disker op med informationer om jobbet i eventbranchen. Glamour, fuld fart over de bonede gulve sammen med kendisser og fyldte champagneglas kun afløst af globale valfarter i privatjets, flankeret af tungeste erhvervsprofiler landet kan byde på.

Disse betragtninger er ikke nødvendigvis ukorrekte, men det er kun toppen af isbjerget.  Fundamentet for en event i verdensklasse er et knokkelarbejde.

Nogle events kræver år og måneders intens forberedelse. Under afviklingen er du den første, der står op, og den sidste der går i seng. Du skal hele tiden være både på forkant og bagkant med eventen, totalt vigør, formidlende, naturlig, venlig, fyldt med overskud og mindst et skridt foran deltagergruppen plus huske, at dine egne behov ligger nederst i fødekæden.

Isbjerg

Isbjerg

Under toppen af isbjerget

Bag enhver succesfuld event ligger endeløse udfordringer. Eventbranchen er kraftigt voksende, og som indkøber af events skal man kysse en masse frøer samt konstant tilføje sit arrangement nye udfordrende dimensioner. Eventmanageren er aldrig bedre end sin sidste opgave og skal til stadighed være først med det sidste.

For at løse entrepriserne skal eventmagere dagligt bugsere med et mangehovedet uhyre af interne og eksterne samarbejdspartnere. Man trækkes på og med hinandens ekspertiser og indgår sommetider strategiske og andre gange enkeltstående samarbejdsaftaler.

Der arbejdes tit med korte deadlines, og kravene til eventmagerens kreativitet stiger uafbrudt; økonomien skal være fair, eventen enestående, omgivelserne udfordrende, stemningen inspirerende, gastronomien i verdensklasse, udbyttet relevant for forretning og målbart på bundlinen. Heldigvis er det ikke så svært, læs videre hvordan det kan gøres.

 

Netværk

Netværk

Gå til netværket

For inspiration skal du gå systematisk og fagligt til værks når du opbygger og udvikler dine netværk. Defilerer rundt til inspirationsmøder og meld dig til nyhedsbreve, konferencer om events, sponsorater, konferencer og relaterede emner. Forhåndskontakt arrangøren og få tilsendt deltagerlister, gå målrettet efter at tale med de personer, som kan være væsentlige for udvikling af din forretning.

Hvis du er ansat i eventbranchen eller har lyst til at arbejde med events, taler alt for at du i forvejen er beæret med en udadvendt personlighed. Vær ikke bange for at tage de første skridt til at knytte nye kontakter. Hvis du ikke ved, hvor du skal gå hen, så start med oplægsholderen, eller list bare hen til en anden person, som står alene. Ved sådanne mingle-cocktail lejligheder er alle glade for en henvendelse fra en smilende og venlig person.

Husk at udveksle visitkort. Efter eventen bør du nedfælde de detaljer om personen, du har fået oplyst, direkte på visitkortet, og når du kommer tilbage til PC’en, så skriv og tak for mødet og svar eventuelt på de spørgsmål, som kom op under samtalen.

Hold de gode kontakter varme og opsøg systematisk personer fra de brancher, som er synergigivende  for din type events. Vær aldring bange for at hjælpe en konkurrent eller kollega, husk at det gir pote, hvis du er den, som starter med at række en hjælpende hånd.

Her er nogle links til lærende og inspirerende netværk;

www.mpidenmark.dk meeting professionals internationals er et aktivt og skabende netværk af brugere og leverandører til event- og mødeindustrien

www.kulturerhverv.nu hvor kultur og erhverv mødes om kreativ vækst

www.indsjaele.dk mødes med fokus på netværk, videndeling og udveksling af erfaringer

www.idan.dk forum med faglig fokus på sponsorater og events som arbejdsområde

www.storenetvaerksdag.dk opdag hvordan man skyder genvej til succes ved at netværke

 

Uddannelse

Uddannelse

Snup en uddannelse

I eventbranchen er stilstand og gentagelser den sikre død! Der er mange, der kæmper om at få fodfæste i branchen. Du skal hele tiden have fingeren på pulsen og være modtagelig for konstruktiv læring til at åbne nye karrieremuligheder. Har du ikke tid til at tage en hel eller supplerende uddannelse, så prøv i det mindste at deltage i seminarer og få evt. oplyst læseplaner. Find en mentor som du kan udveksle erfaring og ressourcer med. I kan også have glæde af at coache hinanden personligt og professionelt, samt styrke hinandens svagheder med sparring og co-evolution.

Du kan finde eventrelaterede uddannelser via disse link:

www.guides.dk Diplomuddannelse som Turistfører, 1-årig

www.ceus.dk Diplomuddannelse i Leisure Management 2-årlig – deltids

www.erhvervsakademierne.dk Serviceøkonom med speciale i International Møde- og Eventplanlægning eller Hotel, Turisme eller Servicemanagement eller på engelsk Hospitality and Tourism Management

www.ceus.dk Bachelor i Leisure Management

www.asb.dk og www.cbs.dk  uddannelse, kurser og seminarer i Event Management og Oplevelsesmanagement

kandidat.au.dk/oplevelsesoekonomi/ kandidat i Oplevelsesøkonomi

www.ruc.dk/mol Master i Oplevelsesledelse

Personlig udvikling

Personlig udvikling

Du er ansvarlig for din personlige udvikling

Rent fagligt udvikler du dig dagligt gennem dit arbejde, for gør du det ordentligt, lærer du hele tiden noget nyt. Men for at udvikle dig åndeligt kræver det, at du konstant arbejder med dig selv, dine målsætninger og visioner. Du skal hele tiden orientere dig mod det sidste nye i branchen samt opsøge inspiration og læring til personlig udvikling. Det hjælper til at identificere dig som person og øger samtidig din markedsværdi. Desuden brander du også noget om dig selv ved selv at skrive artikler til dit firmablad, udsende nyhedsbreve til dine kunder, optræde som taler ved konferencer, formulere artikler til nationale og internationale fagmagasiner samt indtræde i bestyrelser, tænketanke og erfagrupper.

I du i tidsnød, så spring børnehavebestyrelsen over og fokuser på bestyrelsesposter med fagrelevant indhold inden for oplevelsesindustrien, det vil sige: eventfirmaer, konferencecentre, festivaler, sportsklubber, teatre, filminstitutter, billetbureauer, impresarioer, koncertsteder, museer, temarejse- og turistbureauer, forlystelsessteder, kulturinstitutioner, design, mode og kreative medier.

Her kan du finde mere om bestyrelsesarbejde:

www.karrierekvinder.dk optager kvindelige kandidater til professionelle bestyrelsesposter i det private og offentlige erhvervsliv

www.bestyrelsesposten.dk/ tilbyder en hurtig og enkel adgang til kvalificerede og engagerede bestyrelseskandidater med mulighed for at blive optaget i Bestyrelsespostens database

www.executivemagazine.dk Executive Magazine er Nordens største net-magasin om ledelse og bestyrelsesarbejde

Husk den røde tråd

Husk den røde tråd

Kom godt fra start

Inden du går i gang med at planlægge eller booke noget som helst, så tænk dig godt om!

Det er vigtigt, du er på det rene med hvilket værdigrundlag, du selv vil arbejde ud fra. Tænk over hvilket håndgribeligt budskab du ønsker at sende til dine deltagere. Reflekter over hvordan dette budskab går i tråd med firmaets strategi. Overvej hvilken følelse du ønsker dine deltagere skal sidde med, efter eventen er overstået, samt om du indtænker elementer, som kan forlænge oplevelsen. Læg en grundig og god plan.

Hold en enkel og elegant rød tråd gennem hele eventen, hvor den kreative eventdel understøtter den faglige del. Gå i gang i god tid, ventiler dine påfund med gode kollegaer og sparringspartnere. Du skal forberede dig på at være totalansvarlig, og acceptere at du er din egen Risk Manager på din event – du SKAL have forudset det uforudsete!

Fem stjerner

Fem stjerner

Lav en event for stjerner 

Rent pragmatisk skal du på forhånd gøre dig klart, hvor mange stjerner du vil give din event. Forstil dig konkret hvilke personprofiler din målgruppe består af, og hvad de kan tænde på. Læg er realistisk budget og afklar funding. Herefter skal du indpasse alle dine koncepter og aktivitetsniveauer samstemmende. Hvis målgruppen består at beslutningstagere fra top-erhvervslivet, er den første udfordring, at disse personer dagligt kan vælge og vrage mellem masser af tilbud. Hvis de afsætter noget af deres kostbare tid til en event, hvorfor skal de netop vælge din event?

Til nævnte deltagertype skal du plukke alle fem stjerner, og disse fem stjerner skal gå igennem alle dine aktiviteter, aftaler og transaktioner og afspejle dette niveauvalg: du skal kun beskæftige dig med bedste kvalitet. Find landets vidunderligste lokalitet, bestil den mest mesterlige forplejning, book kendte talere med højt fagligt formidlingsniveau, lav samarbejdsaftaler med top professionelle bureauer, sørg for stilfuld og kreativ dekoration, state-of-the-art AV-udstyr, udvikl en eventoverraskelse af høj kvalitet. Målet er ikke kun, at dine deltagere vil komme igen en anden gang. Målet skal være, at dine deltagere ikke vil gå glip af din næste event!

Gave til din kunde

Gave til din kunde

Branding og en gave

Sørg for at de brandingtekniske signaler, du sender, er harmoniske og går igen på websiden, i annoncer, invitation, program, takkekort, CD, og hvad du ellers har af benyttet af medier. Formuler et klart budskab om formål med eventen, forventet udbyttet og konkurrencemæssige fordele. Afvej dine kommunikationsbudskaber nøje og tilpas dem afhængigt af om du adviserer er dem du søger finansiering hos er dine deltagere, leverandører og interne eller eksterne samarbejdspartnere.

Husk at mindeværdige takkegaver skal harmonere med eventen og dit firmaes værdier på en måde så de medvirker til at forlænge budskabet, samt at gaverne skal afpasses i forhold til modtageren og eventuelt beskatningsværdier. Desuden skal foræringerne helst være små og elegante. Det kan være en signeret CD af musikkunstneren. En kvalitetsteaterkikkert med diskret firmalogo til operaen, en bog som er signeret af foredragsholderen osv.

Vej for og imod i hvilke interne og eksterne medier du vil markedsføre din eventkampagne. Fagblade, lokale, nationale og/eller internationale. Hold gang i oplevelsen ved at benytte nye medier til at fremme budskabet, forlænge oplevelsen og fremkalde interaktioner med deltagerne på sociale medier, få lavet film, podcast, videopodcast, blogs, foto, slides osv.

 

Innovation

Innovation

Vær innovativ

Formålet med eventen er selve oplevelsen. Fundamentet i eventen ligger i venue, aktivitet og forplejning, men den uforglemmelige del af eventen er baseret i krydderiet omkring selve oplevelsen. Din event trænger ikke igennem, hvis du udviser almindelighed.

Det er stort set enhver beskåret at bestille en koncertbillet VIP forplejning. Det ekstra element, du selv er ansvarlig for, skal være overraskende, uventet, udsøgt, sprudlende og uforglemmeligt. Eventen indeholder kun disse elementer, hvis du har gjort dit hjemmearbejde godt og grundigt. Det behøver ikke at være dyrt, men du skal være ambitiøs og turde tage chancer.

Dine særlige events skal bære hele oplevelsen, og deltagerne skal føle, at de kan indleve sig i noget dynamisk og betydningsfuldt. Det er gennem innovation og kreativitet, du kan finde inspiration til differencere dig, derfor bør du overveje, om du kan hente inspiration ved at deltage i netværk, som favner skabende mennesker.

Via disse link kan du finde frem til kreative mennesker:

www.heltinder.dk netværk for kvindelige innovatører, idéudviklere, initiativtagere, igangsættere og inspiratører

www.nyxforum.dk skaber og vedligeholder kontakter mellem kunstnere, kultur- og erhvervsliv

www.xborder.dk foreningen i krydsfeltet mellem kunst og erhverv

www.exart.dk/cal/netvaerk.htm Center for kunst og lederskab, centret samarbejder med et internationalt netværk af forskere, organisationer og kunstnere med henblik på at skabe grundlag for toneangivende forskning inden for feltet kunst og lederskab.

Valg af leverandør

Valg af leverandør

Hit en leverandører

Inden du overlader opgaverne til eksterne parter og begynder at booke agenturer og eventleverandører, skal du lære at og identificere særlige talenter med ekstraordinært potentiale.

Stil mod de ypperste i branchen, hvad enten du beskæftiger dig med adventure, kultur, gourmet kokkeskole, filmskole, motorsport, vinsmagning, workshops, golfklinikker, entertainment, innovationworkshops eller forandringsformidling.

Kunsten er ikke at finde en masse samarbejdspartnere, men derimod at spotte og fastholde de rigtige. Den rigtige samarbejdspartner kan spare dig for en masse ærgrelser, unødig stress og ressourcespild.

Lyt og lær – inden du engagerer et dyrt orkester eller en kostbar toastmaster, bør du sikre dig, at de er pengene værd. Så vidt det er muligt, bør du betinge dig en ’vareprøve’ for eksempel ved, at du får lov til at overvære (som fluen på væggen) en optræden – inden du underskriver kontrakten.

Sørg for at sikre dig, at de bureauer, du handler med driver deres virksomhed ansvarligt. Det ville være ærgerligt uforvarnet plette din egen virksomheds renommé i pressen, blot fordi en tilfældig underleverandør for eksempel har betjent sig af illegal arbejdskraft.

Jeg kunne sagtens vedhæfte en alenlang eventleverandørliste, men I stedet har jeg valgt at beskrive ti events i min næste Blog – Event Forslag.  Det er events som udmærker sig ved at være særligt kundeegnede og relationsopbyggende.

Hvad er events egentlig for en størrelse?

Events kan være mange ting, men jeg vil starte med at pointere, at det ikke kun er sjov og fest. Events er en usædvanlig branche på godt og ondt. På nogle måder er det en ældgammel erhvervsgren og på andre måder er den helt ny. Helt tilbage fra menneskets oprindelse har der været tradition for events, man har bare kaldt det noget forskelligt gennem tiderne.