Eventforslag

Event- og oplevelsesøkonomien – nu med ideer til udvikling af kunderelationer

 

Vink og hints fra en professionel event manager

Ejer af jungletrommer.dk

Annette Kjær

Hvis du ikke formår at påvirke dine kunders følelser positivt, når du igen vegne med dit budskab, vare eller ydelse. Derfor bør markedsførings- og salgsstrategier i oplevelsesøkonomien gå direkte efter kundernes hjerter. Oplevelsessamfund og innovation er nu blevet stærke faktorer på dagens agenda.

Hvis man er beskæftiget med relations- og eventmarketing er det vitalt at følge med i de nyeste tendenser af formidlings- og markedsføring i for at udvikle udslaggivende værktøjer til livskraftige konference- og mødeformer og eventmarkedsføringskampagner.

 

 

Tiden hvor man kan lokke hober af højt flyvende forretningsfolk til at endeløse PowerPoint præsentationer er forbi, ligesom forsøg på at engagere kunderne gennem fantasiløse telemarketing og kampagner er et overstået element i anstændige markedsføringskampagner.

Derimod forbedrer forretningsrelevante og temabaserede events relationsudviklingen, fordi de sætter anderledes rammer ved at skabe alternative kvaliteter i samværet for at inddrage kunderne. Tanken med kundeevents er at der skal ske noget positivt og uventet, som gør at samværet uforglemmeligt og giver en fællesfølelse, samt efterlader noget at tale sammen om langt ud i fremtiden. Ganske enkelt skal man skal sørge for at skabe essentielt videndeling, sammenhold og god stemning. Indarbejd noget specielt ved budskabet, stedet og kulturen i arrangementet, fordi det er vigtigt at deltagerne kan genkende noget af sig selv og derved fornemmer den lidenskabelige relevans. Hvis eventen er respektgenererende øges mulighederne for at udvikle relationer som opbygger og øger teamets præsentationer.

Nedenfor vil du finde eksempler på virksomhedsevents, som kan medvirke til at sikre udvikling af fællesforståelsen og færdigheder der forbedrer de responstider og den strategiske handlingsfrihed som i sidste ende skulle pynte på bundlinien.

 

 

Glamourøs filmdag

Hvis din virksomhed har succes med at udnytte de ansattes ekspertise, skabes der en strategisk innovationskultur, som kan give landvindinger til virksomheden.  En travl hverdag levner nødvendigvis ikke plads til kreativ opblomstring. I stedet kan virksomheden hive en dag ud af kalenderen og sætte nogle skabende rammer for, at få de ansatte til at formulere deres visioner ved at producere en film, hvis budskaber i sidste har til formål skabe plads i kundes bevidsthed.

Inden deltagerne sendes ud i grupperum for at udarbejde manuskript og storyboard, fremfører

lederen en grunding briefing hvor facts om markedsmålgrupper, behov, krav, produkter og ydelser kortlægges. Hvis virksomheden for eksempel har tabt nogle kontrakter til konkurrenten, kunne problemformuleringen for eksempel være, at de ansatte får til opgave at producere en ’reklamefilm’ som illustrerer hvordan virksomhedens produkter og ydelser adskiller sig fra konkurrenternes.

Filmen skal selvfølgelig bare betragtes som en øvelse, men ved at deltage i en systematisk og lærende proces får at de ansatte en udfordring til at kunne medvirke i et aktivt forløb om markedspositionering, som handler om tillid, åbenhed, ansvar og konstruktiv kommunikation. Desuden er det højst sandsynligt at elementer fra de ansattes idérigdom kan udsprede en forandringsorienteret kultur.

Oscar statuette til filmdag

Oscar statuette til filmdag

Den billige løsning er selv at medbringe optagelsesudstyr, men det anbefales at benytte et filmselskab, hvor hver gruppe får tildelt en producer/fotograf og eventuelt en innovationsagent. En mellemløsning kunne være at rekvirere elever og udstyr fra en filmskole. Efter optagelserne redigeres filmene og gøres klar til visning efter middagen. Under premieren bliver hver enkelt film kommenteret af en filmsagkyndig og afslutningsvis får den gruppedeltagerne fra den bedste film tildelt en Oscarstatuette.

 

 

 

Gastronomisk netværk

Måske er der kun ét sted, man får snakket bedre end hen over middagsbordet og det er hen over gryderne. Her mødes deltagerne i øjenhøjde og en holdning om at alle har noget at byde på – og måske nyde noget til. Så hvorfor ikke invitere dine kunder til gastronomisk netværk og indlede jeres næste møde i køkkenregionerne?

Teambuilding og fælles madlavning

Teambuilding og fælles madlavning

Hvis temaet for fællesaktiviteterne er at skabe sammenhold, styrke netværket og skabe glæde kan du skynde dig at invitere dine kunder til at deltage i en temabaseret gourmet kokkeskole.

Udstyr og omgivelser kan findes overalt, lige fra virksomhedens kantine til byens bedste restaurant eller måske udendørs over åben ild. Hvis egen kogekunst er på vågeblusset, kan der inviteres en stjernekok til at inspirere og guide grupperne.

Menuen kunne gøres temabaseret enten ved at vælge at lave en sofistikeret kopi af menuen fra Babettes gæstebud, eller den enkle opskrift som var grisehandler Larsen yndlingsret i Matador.

Måske får I ikke opklaret hvem som er den skarpeste kniv i skuffen, men det som er kendetegnende for gastronomisk netværk, at der skabes en god balance mellem produktivitet, nydelse, afslapning og socialt samvær.

 

 

Bliv optaget i et forbryderalbum

Det lyder ikke særlig rart at blive registreret i et forbryderalbum, men det kan faktisk være både fornøjeligt og nyttigt. Fordi specielt ved opstart og kick-off af tværfaglige projekter – virksomhederne imellem – hvor det handler om at skabe et ordentligt afsæt for hurtigt og effektivt, at lære mere om hverandre. For at samarbejdets begyndelse får optimale betingelser, skal man begynde under huden for at lære personen som opholder sig businessuniformen at kende.

Foto - Forbryderalbum

Foto – Forbryderalbum

Hertil kan det anbefales, at man får udarbejdet en individuel deltagerprofil, som bliver suppleret med et kreativt og sigende portrætfotografi. Det er meget enkelt og kan klares med et almindeligt digitalkamera og en smule teknisk snilde. Tillader budget, kan man hyre en portrætfotograf, som formår at tilvejebringe det rette individuelle udtryk på fotografiet.

Ved indledningen af sådan en sammenkomst, kan der opfordres til at deltagerne medbringer en personlig genstand der kan indgå i fotografiet. Dette er en mulighed for at give deltageren chancen for at vise en anden side af sig selv. Der kan for eksempel medbringes et snowboard, bowlerhat, legetøjsracerbil, keyboard, fodboldtrøje, sushimåtte, familiebillede eller et hvilket som helst andet objekt, som hjælper med at illustrere det interessefelt som øger klarheden om individet.

Som supplement til fotografiet kan proceskonsulenter eventuelt hjælpe med at formulere deltagernes indre værdier, personprofiler og faglige færdigheder og få dem noteret ned.

Få dage efter eventen kan man vælge at sende deltagerne samlet et forbryderalbum, CD eller elektronisk fil over alles optegnelser af foto og tekst. Herefter er det nemt at slå op hvem man skal have fat i for at løse kommende projektudfordringer. Desuden kan isen altid brydes, ved at tale om eventen eller en sjov detalje fra fotografiet.

 

Multikulturel forberedelse til international handel

Fjerne horisonter er ikke så langt væk mere. Internationalisering er kommet helt frem på programmet både i samfundet, markedet og i forskningen. Hvis din virksomhed skal være med til at se på hvordan social ansvarlighed og import/eksport i stigende grad forbindes med alle varer, service, ydelser og salg, som ikke bare skal lanceres, som en markedsføringsvare, men som noget, der tænkes ind hele afsætningsudviklingen, især fordi meget industri og serviceproduktion er ved at forsvinde og/eller outsources. Så hvad enten du planlægger at indsourse arbejdskraft, outsourse handel eller omvendt, er der udfordringer at tage hånd om – inden du går i gang i udlandet.
JT - PassportForestil dig at du står ved et indledende møde i udlandet og overrækker dit visitkort til din nye samarbejdspartner og modtageren herefter krøllede det sammen og smed det ud, medens du stod og så på? Det ville ikke ligefrem virke befordrende på samarbejdet. Lige præcis sådan ville en asiat typisk føle, hvis du stak vedkommendes forretningskort i baglommen når du fik det – du kunne næsten ligeså godt tørre dig bag i med det. Her er kulturelle forskelle på spil. Men hvorfra skulle du vide, at du ville vise respekt, vinde anerkendelse og blive taget seriøst, hvis du holdt kortet længe i hånden og studerede det nøje, inden du ligger det i brystlommen nærmest hjertet?

Den slags kulturelle finurligheder kan du få styr på med specialistbistand, hvor der sættes lærende spørgsmålstegn ved normer og forskellige forudsætninger. Der skal åbnes for alternative beskrivelser, og inviteres til mangfoldighedsmøder for at evaluere på flere forskellige udgaver af samme virkelighed. Fremgangsmåden for etableringen af samarbejdet er at sætte sig grundigt ind i den udenlandske samarbejdspartneres lokale forhold og traditioner for at få disse mønstre indarbejdet i kollaboration. Du kan forhøre dig gennem handelskamre, ambassader, udenrigsministeriet og universitetseksperter. Og hvem ved, måske har du allerede ansatte i din virksomhed, som kender kultur og sprog i dit potentielle afsætningsmarked.

Efter du har afdækket udfordringer og etableret fremgangsmåden arrangerer du et inspirerende eventkursus hvor alle implicerede parter kan blive oplyst om do’s and dont’s. Eventen kan formes som rollespil og passende afrundes med hvalrostournedos’er, gnubøffer, sushi eller buffalosteaks, alt efter om udvidelserne har retning mod nord, syd, øst eller vest.

 

Finkulturelle finurligheder

Begejstres forsamlingen af rene dannelsesfornøjelser kan man skemalægge samvær omkring ballet, kunst, teater, operapremierer, museumsbesøg og gallaaftenstunder på de bonede gulve, så skal der inviteres til undersøgelse for udforskning af hvilke begivenheder der skal op at vende for, at sammensætte det perfekte arrangement.

Skal det være en oplevelse i den lettere genre, med fest og farvestemning, er tivolirevyer, musicals eller Melodi Grand Prix en oplagt mulighed hvor arrangementerne kan kombineres på kryds og tværs med kogekunst og tonekunst. Uanset hvor vægten lægges er rammen om en stemningsfyldt event ligger aldrig placeret langt fra virksomheden – næsten uanset hvor i Danmark man befinder sig.

Mange kulturhuse, teatre, herregårde og godser har specialiseret sig i virksomheds- og VIP-arrangementer. Specielt danner slotte gode rammer for eventyrlige events giver tit en fornem stemning omkring møder, aktiviteter og sammenkomster. I slotshaven sættes boule- eller armbrøstbanen op, mens picnickurven pakkes ud.

Slotskoncert

Slotskoncert

Når solen går ned spiller musikken op, og deltagerne kan frit gå fra rum til rum i slotssalene, inden de mødes til kaffe og en avec, eller nyde udsøgt gallamåltid i slottets fornemme sale oplyst af kandelabre.

En ren forkælelsestur, der egner sig godt til et gæstebud, hvor kunden kan tage sin partner med.

 

 

Scor en kunde

Målet er at være på forkant med udviklingen ved at hjælpe virksomheden med at skabe større overskud til at levere merværdi gennem relationsudvikling via positive oplevelser, og samtidig se på hvordan kan virksomheden markedsføre sine produkter, service og ydelser gennem begivenheder. Man vil opleve at der scorers mange points hos kunderne med events, som sætter kursen ud mod kosmopolitiske europæiske storbyer. Her kan man opleve alle de største og bedste sportsevents, artisteri, koncerter, teaterforestillinger og musicals.

Musical cats i London

Musical cats i London

 

FC Barcelona

FC Barcelona

Kig igennem hospitalitypakker der indeholder VIP-adgangsbilletter, backstage passes, overnatninger, forplejninger, særforestillinger og forpremiere, udflugter og enestående kulturelle oplevelser. Efter behov bestilles plenumlokaler til de faglige budskaber. De fleste hoteller og konferencecentre tilbyder også skræddersyede eventprodukter. Alternativt vil de være behjælpelige med at formidle en række lokale arrangører og skaffe faciliteter. Restauranten kan ofte levere fuld forplejning til alle arrangementer, og hvis man ikke vil nøjes med en sviptur er der næsten altid mulighed for overnatning på hotel.

 

Tænketank

Tænk engang, hvis du kendte din kunders inderste tanker omkring deres virksomheders udviklingsplaner! Og forestil dig, at hvis lejligheden bød sig, at du kunne sidde med ved bordet, når kundens store åndelige vingesus om fremtidsvisioner blev serveret. Det kan sagtens lade sig gøre. Du skal bare sammensætte et tilskyndende eventprogram og kalde det en Tænketank, hvor du sætter overliggeren højt og tilskynder åben dialog. En indbydelse til at deltage i en brancherelevant Tænketank henleder automatisk tankerne på, at man er inviteret til at deltage i noget stort og betydningsfuldt.

Tænketank

Tænketank

Dog forudsætter sådan et symposium, at du forudgående har brugt energi på at analysere og få afklaret dine kunders største udfordringer, egne leveringer og den aktuelle markedssituation. Herefter laver du en event, konstituerer en ordstyrer, gerne en som er kendt fra TV, som derved samtidig kan fungere som trækplaster.

 

 

 

Derudover inviteres en indflydelsesrig branchesagkyndig til at holde et indledende oplæg. Dette udspil har til formål at besvare dine kunders udfordringer, samt belyse de markedstrends og tekniske problematikker, som er i spil herom. Efterfølgende kunne suppleres med et foredrag fra en dreven fremtidsforsker, eller en toneangivende professor, som adresserer nogle generelle adfærdstrends og udviklingssymptomer i samfundet.

Efter modtagelsen af den nye indblæsende viden, fordeles deltagerne ved mindre mødeborde. Hvert mødebord har en fast bordvært, som hjælper med at kanalisere debatten, skabe dynamik og notere sig kommentarerne. I pauserne mellem retterne, ved den efterfølgende middag, rejser de enkelte bordværter sig, på skift, for at opsummere udtalelserne fra deres respektive borde.

I stedet for et almindeligt salgsmøde tilbyder Tænketanken en dybere og mere befordrende måde at mødes på til afdækning af fælles værdier og afstikning af kollektiv kurs. Desuden har partnerne har mulighed for at netværke igennem en åben debat ved at italesætte virksomhedernes justering til det fremtidige marked, samt at få tankerne vendt i et fraspændt rum, som dette fælles fagforum skænker.

Efter eventen sammenskrives og struktureres notaterne fra Tænketankes debat og konklusioner, hvorefter ytringerne tilsendes mødedeltagerne, eventuelt sammen med en ny dato for næste Tænketank. Denne type event giver din kunde lejlighed til at vurdere og forberede sig på hvor markedet bevæger sig hen, samt en mulighed for at ventilere sine tanker herom. Hvis din virksomheds kundeansvarlige får et kig på referatet har de har noget at skrive sig bag øret, som forberedelse til det efterfølgende kundemøde.

 

Pist væk

Går det ned ad bakke med samarbejdet? Det behøver ikke at være noget negativt; i hvert fald ikke hvis bakken er en del af et alpint skiterræn og du er taget af sted med sammen med din kunde for at udvide bekendtskabet. Når ski og afterski er veloverstået er det tid til at vælge nogle af de mange andre helt specielle udfoldelsespotentialer som et koldt klimabælte tilbyder.

Man kunne for eksempel teambuilde med kunden ved sammen at bygge sig en iglo til overnatningen, men hvis det virker for uoverskueligt kan I deltage i en ice sculptur clinic.

Isskulpturer

Isskulpturer

Det kan også være en mulighed at forsøge at styre den lige vej over gletscheren med et kobbel slædehunde. Er I langt nok nordpå kan I gå med guiden på udkig efter polarbjørne og vil I endnu højere op, kan I prøve isklatring. Nogle kunne måske foretrække at nyde stilheden ved at sidde i ro og mag for at prøve evnerne i ice-fishing.

Er man til mere fart over feltet, kan der køres om kap på snowmobilsafari eller i en frisk vind kan storsejlet hejses så I suser af sted på en iceboat. Efter mørket skænder sig kan man være heldig at nyde alle regnbuens farver danse i nordlyset. Efter sådan en omgang skal din kunde nok tø op til samarbejde.

 

Formel for forretning

Formel 1 sæsonen er lang og placeret på spændende lokationer verden over.  Derved bydes der på lange baner af muligheder for at lave rendezvous med kunden. En mere national tilgang kunne være at tage en tur på nærmeste racerbane for at få afløb på sin indre racerkører.

Til lejligheden kunne man invitere en kendis racerkører til at diske op med om tips og ideer til hvordan man ikke skrider i svinget. Det er jo egentlig det som det handler om, både i business og på banen. En proceskonsulent kunne belyse gruppers teamwork for at dyrke samarbejdet og læringen, da forskellighed og mangfoldighed er samarbejdsskulturens vigtigste motor.

JT - F1

Er der bare en dråbe benzin i blodet på kunderne, skulle der nok blive lejlighed til at stifte bekendtskab med andre sider af hinandens temperament end dem som åbenbares over mødekaffen eller afsløres i en email. En eksklusiv tur til F1 i Monaco lader de fleste kunder nok heller ikke passere forbi.

Udover motorsportens fremmeste placering i det lune klima i Monte Carlo bugten, kan man i pauserne fra maskinstøjen smutte ind på casinoet eller der kan integreres en sviptur til Canes Filmfestival eller nyde forfriskninger i Nices hyggelige gågader.

 

Eventmeadley

Mulighederne for events rækker faktisk længere end både fantasien og finanser. Nogle teambuilding events kan med fordel placeres i virksomhedens baghave andre kan bero på lokalisation på den modsatte side af jorden;

Houseboating, potaging, mountain biking, cattle driving, bobsledding, tall-ship sailing, tornado chasing, canyoneering, wagon training, seal viewing, iceberg tracking, puffin birding, hot-air ballooning, rock climbing, prelunking, white-water rafting, heli-hiking, hut-to-hut hiking, whale kissing, llama trekking, barnstorming, land yachting, historic battle re-enacting, whiskey smagning, matchracing med enten sejl- eller speedbåde, spa-weekend, golf clinic, middelalderfestival med ringridning, vikinge- og rollespil, flashmob, skattejagt, bilrally, mordgådemiddag, kostumebal, lerdueskydning, silorapelling, CD indspilning i musikstudie, tømmerflodesejlads, vægklatring, skydekonkurrence med haglgevær, bue & pil konkurrence, luftballoner af silkepapir, familiedag i slotsparken, kajak, kano, overlevelsestur.

Kys en hval

Whale kissing

Der er uanede muligheder. Det eneste du skal gøre er at afsøge den bedste måde at udvikle og præsentere din event for at fange og fastholde kundernes opmærksomhed.

Når en event planlægges skal man huske at målgruppen skal kunne identificere sig med begivenheden og eventen skal kunne opfylde deres drømme og have forbindelse til kerneydelsen.  Ved afholdelse af events kommuniker du via oplevelser og det beat som du gerne vil holde, skal eventrelationen fastholde samt være en flot eksponent for. Dine events skal have en selvstændig identitet og genkendelig karakter. Du skal huske at stå fast på et helhedssyn for eventen ved at fortælle dine samarbejdspartnere om de nyeste tendenser inden for relationspleje, så eventen får en bevislig virkekraft. Du skal gerne kunne konkludere at deltagerne fra dine teambaserede events har løftet relationerne og stimuleret mersalg.

Når man arrangerer events forstiller man sig ofte at tingene går som smurt. Man forventer at alle har samme klare opfattelse af konceptet og er afklaret om de gensidige forventninger til program, økonomi og udbytte.

Man imødeser leverandørerne holder aftalerne og samarbejdspartnerne er støttende og positivt indstillede i hele forløbet. Man venter at deltagerne er glade og marcherer i fine rækker, samt alle overholder tiden under selve eksekveringen.

Planlægning af event

Planlægning af event

Sådan forholder virkeligheden sig beklageligt nok ikke. I næste Blog får du en værktøjskasse, som beskrivelser hvordan du kan lægge en slagplan til at skabe en mindeværdig og fejlfri event. Disse eventprojektoversigter vil tydeligt illustrere, hvordan du undgår faldgrupper og samler eventpuslespil fra A til Z, samt hvordan du gennem processerne tydeliggøre hele idéfasen, indtænkning, planlægningen, eksekvering og evaluering af din event overfor alle dine stakeholders.